從信封到附言寫作指南

從信封到附言寫作指南

英文書信和中文書信的寫作有那些不同呢？

信封(Envelop)

與中文信封相反，英文信封上收信人的地址和姓名寫在信封的中間，發信人的地址和姓名寫在信封的左上角
，或信封背麵。

英文書信的地址應從小寫到大
，先寫門牌號碼
，再寫街道
、城鎮、省或州及郵政編碼，最後是國家名稱。國家名稱的每一個字母都要大寫。

信頭/個人信頭(Letterhead/Personal Letterhead)

公司信紙上一般都印有其名稱、地址和聯係號碼，這就是通常所說的信頭。在沒有信頭的普通信紙上寫信，作者就需要寫明回郵地址和聯係號碼。

封內日期(Date Line)

封內日期是寫信或打字時的日期。封內日期寫在信頭或作者地址的下兩行。

封內地址(Inside Address)

封內地址是收信人的地址
，包括姓名
，職務(如適用)，公司名稱(如適用)
，街道名稱或信箱號，城市，州或省
，郵政編碼和國家。

封內地址通常寫在左手邊，在日期線和稱呼之間。

稱呼(Salutation)

稱呼是一封信開頭對收信人的稱呼，寫在封內地址或提示句下兩三行。稱呼後可以寫冒號或逗號。

在商業信函或其他正式書信中
，用冒號。

在非正式書信中，稱呼後用逗號。(注意：盡量避免使用“To Whom It May Concern”或“Dear Sir or Madam”,因為這種稱呼已經過時，並且不很友好。改進方法是爭取確定收信人的姓名，或使用“Dear Human Resources Manager”，“Dear Friends”這樣的稱呼。在給律師或外交領事寫信時，可以使用“Esquire”或“Esq.”這樣的頭銜，但它們不應出現在稱呼中。同樣，如果收信人的姓名後麵有“Jr.”或“Sr.”，如“George Bush, Jr.”也不能把它們包含在稱呼中。)頭銜(Titles)

除非寫信人與收信人熟到可以直呼其名
，通常要在收信人名字前加上“Mr.”，“Professor”等表示禮貌的頭銜。

提示句(選擇性)Attention Line(optional)

提(ti)示(shi)句(ju)的(de)用(yong)途(tu)是(shi)指(zhi)明(ming)把(ba)信(xin)送(song)給(gei)某(mou)個(ge)具(ju)體(ti)的(de)人(ren)或(huo)部(bu)門(men)處(chu)理(li)，盡(jin)管(guan)信(xin)是(shi)寫(xie)給(gei)這(zhe)個(ge)組(zu)織(zhi)的(de)。另(ling)外(wai)，在(zai)指(zhi)明(ming)的(de)收(shou)信(xin)人(ren)不(bu)在(zai)時(shi)，它(ta)也(ye)允(yun)許(xu)組(zu)織(zhi)中(zhong)其(qi)他(ta)人(ren)查(zha)看(kan)信(xin)的(de)內(nei)容(rong)。提(ti)示(shi)句(ju)通(tong)常(chang)寫(xie)在(zai)封(feng)內(nei)地(di)址(zhi)的(de)下(xia)兩(liang)行(xing)或(huo)封(feng)內(nei)地(di)址(zhi)的(de)上(shang)麵(mian)。

主題句(選擇性)Subject Line(optional)

主(zhu)題(ti)句(ju)簡(jian)要(yao)說(shuo)明(ming)信(xin)的(de)內(nei)容(rong)。通(tong)常(chang)寫(xie)在(zai)封(feng)內(nei)地(di)址(zhi)和(he)稱(cheng)呼(hu)之(zhi)間(jian)。如(ru)果(guo)寫(xie)信(xin)人(ren)不(bu)知(zhi)道(dao)收(shou)信(xin)人(ren)的(de)姓(xing)名(ming)，也(ye)可(ke)以(yi)用(yong)主(zhu)題(ti)句(ju)代(dai)替(ti)稱(cheng)呼(hu)。為(wei)了(le)收(shou)到(dao)最(zui)佳(jia)效(xiao)果(guo)，可(ke)以(yi)給(gei)主(zhu)題(ti)句(ju)加(jia)下(xia)劃(hua)線(xian)，或(huo)大(da)寫(xie)主(zhu)題(ti)句(ju)。正(zheng)文(wen)(Body of the Letter)

zhengwendegeshiduozhongduoyang。shangyexinhanzuihaoshiyongqitoushi。ersirenxinjiantongchangbuyongqitoushi。zaiqitoushishuxinzhong，quanbuneirongbaokuoriqihexinweiwenhouyu，doucongzuocedinggekaishi。duanluokaitoubukongge，geduanzhijiankongliangxing。xiuzhengqitoushi
，shishiyongzuiweiguangfandeyizhonggeshi，shangyehesirenxinjiandoukeyishiyong，jinguanzaisirenxinjianzhongbuyidingyaoxiehuiyoudizhihefengneidizhi。shiyongmeiyouyinshuaxintoudeputongxinzhishi，zhezhonggeshizuiheshi。yuqitoushi

不同
，發信人地址、日期，信尾問候語和簽名都從中間開始寫。其餘部分從左邊開始。寫信人簽名(Writer's Identification/ Signture)

寫信人的簽名
、名字和頭銜(如果適用)
，寫在信尾問候語同側三四行以下的位置。附注(Notions)

附注寫在寫信人簽名下兩行的位置

，附注包括參考縮寫，附件的數目和內容以及將收到這封信副本的人員名單。附注寫在左側。

信尾問候語(Complimentary Closing)

信尾問候語是寫在信尾的告別話語，例如“Sincerely”，“Sincerely yours”。通常位於正文兩三行以下。第一個單詞的第一個字母要大寫，最後以逗號結尾。

附言(Postscript PS or P.S.)

附(fu)言(yan)用(yong)來(lai)說(shuo)明(ming)沒(mei)有(you)包(bao)括(kuo)在(zai)信(xin)中(zhong)的(de)想(xiang)法(fa)和(he)內(nei)容(rong)。通(tong)常(chang)在(zai)附(fu)注(zhu)下(xia)兩(liang)三(san)行(xing)的(de)地(di)方(fang)
，從(cong)左(zuo)側(ce)頂(ding)格(ge)寫(xie)起(qi)。在(zai)促(cu)銷(xiao)和(he)私(si)人(ren)信(xin)件(jian)中(zhong)，附(fu)言(yan)也(ye)可(ke)以(yi)用(yong)來(lai)強(qiang)調(tiao)寫(xie)信(xin)人(ren)請(qing)求(qiu)收(shou)信(xin)人(ren)采(cai)取(qu)的(de)行(xing)動(dong)和(he)做(zuo)出(chu)的(de)考(kao)慮(lv)。