如何寫備忘錄

如何寫備忘錄

（一）備忘錄概述

備忘錄是記錄有關活動或事務，起揭示或提醒作用，以免忘卻的一種記事性文書。備忘錄的類型主要有個人備忘錄、交往式備忘錄
、計劃式備忘錄。

（二）備忘錄的特點

⒈事務性。記錄的事項兩類：一類是記錄發生過的事實真相。如談判中雙方表達的承諾
，一致或不一致的意見等

；另一類是提前記下的計劃辦理的事項。如上級發給下級的工作要點備忘條；⒉提醒性。提示當事人避免忘卻的特性。

（三）
、備忘錄的結構和寫法

⒈標題。有兩種寫法：一種直接寫文種名稱
，即《備忘錄》。另一種由單位、事由和文種組成。如：《××公司與××集團公司合作開發機電產品會談備忘錄》。

⒉商務談判備忘錄正文。個人備忘錄和計劃式備忘錄的正文寫法自由
，不拘一格
，寫下事項要點即可。

（四）商務談判備忘錄正文的一般寫法：

⒈導言。記錄談判的基本情況
，包括：雙方單位名稱、談判代表姓名、會談時間、地點、會談項目等。

⒉主體。記錄雙方的談判情況，包括：討論的事項
、一致或不一致的意見
、觀點和做出的有關承諾。主體內容的記錄類似於意向書的寫法
，通常采用分條列項式記錄。

⒊結尾。多數不另寫結尾。

⒋商務談判備忘錄落款。各方談判的代表簽字
、標明時間。

（五）注意事項：內容詳實、具體、完備。語言要樸實、準確。

【案例】圖—1

備忘錄

發給：××——秘書

發自：××——行政部經理

日期：2003年1月6日

內容：總經理來京行程安排

總經理將於2003年1月日8星期三到達北京，並將於1月10日下午離開返回香港。希望你安排一下總經理在北京期間的行程。並經我確認後發到香港辦公室。

【簡析】這是一則企業內部計劃式備忘錄。正文首部寫收、發對象

、時間和內容提要，主體部分內容是上司對下級近期工作的提示。這種企業自印的工作計劃備忘錄稿箋，使用時隻要填上收、farenhezhengwenneirongjike，henfangbian。zhengwenyoushoubuhezhutibufendeyipianduanhangoucheng。xuexichuanzhendexiezuo，zhongdianyingfangzaimingquezhengwendeshoubuyingzhuanxieshenmeneirongheyingcaiqushenmegeshi。zheyifenchuanzhendeshoubugeshiguifan，baohandeneirongqiquan，zhidexuexi。

【案例】

龍湖公司與××公司會談備忘錄

中國龍湖公司(簡稱甲方)與×國××公司(簡稱乙方)的代表，於200×年×月×日在××市甲方總部就興辦合資項目進行了初步協商，雙方交換了意見
，並作出有關承諾。為便於將來繼續洽談
，形成備忘條款如下：

一、依據雙方的交談，乙方同意就合資經營××項目進行投資，投資金額太約為×××萬美元。投資方式待進一步磋商。甲方用廠房、場地、機器設備作為投資，其作價原則和辦法
，亦待進一步協商。

二、關於利潤分配的原則
，沒有取得一致意見。乙方認為自己的投入既有資金，又有技術，

應該占60％一70％

，甲方則認為應該按投資比例分成。乙方代表表示
，利潤分配比例願意考慮甲方的意見
，希望另定時間協商確定。

三
、合資項目生產的××產品，乙方承諾在國際市場上銷售產量的45％，甲方希望乙方將銷售額提高到70％～75％，其餘的在中國市場上銷售。

四、工廠的規模、合資年限以及其他有關事項，尚未詳細討論
，雙方都認為待第二項內容向各自的上級彙報確定後，再商議；

五、zheciqiatansuiweinengjiejuezhuyaowenti
，danshuangfangdoubiaodalehezuodeyuanwang。qiwangzaijinhoudelianggeyueneizaixingjiechu，yibianjinyibuxieshangqiatanhezuoshiyi。zaiciqiatandejutishijiandaishuangfangcuoshanghouzaiding。zhongguolonghugongsi×國××公司

代表×××(簽章)：代表×××(簽章)：

二○○×年×月×日

【簡析】這zhe是shi一yi篇pian商shang務wu談tan判pan備bei忘wang錄lu。正zheng文wen導dao言yan簡jian介jie了le談tan判pan的de基ji本ben情qing況kuang和he寫xie作zuo本ben文wen的de目mu的de。主zhu體ti部bu分fen分fen條tiao列lie項xiang記ji錄lu了le會hui談tan中zhong的de一yi致zhi或huo不bu一yi致zhi的de意yi見jian和he願yuan望wang
，內nei容rong實shi在zai、具(ju)體(ti)，可(ke)為(wei)下(xia)一(yi)次(ci)雙(shuang)方(fang)繼(ji)續(xu)談(tan)判(pan)起(qi)提(ti)示(shi)作(zuo)用(yong)

，或(huo)者(zhe)提(ti)供(gong)基(ji)礎(chu)平(ping)台(tai)。全(quan)文(wen)語(yu)言(yan)樸(pu)實(shi)，格(ge)式(shi)規(gui)範(fan)
，頗(po)能(neng)體(ti)現(xian)交(jiao)往(wang)備(bei)忘(wang)錄(lu)的(de)特(te)點(dian)。注(zhu)意(yi)商(shang)務(wu)談(tan)判(pan)紀(ji)要(yao)與(yu)商(shang)務(wu)談(tan)判(pan)備(bei)忘(wang)錄(lu)的(de)區(qu)別(bie)：效力不同。商務談判紀要有一定的約束力，商務談判備忘錄隻起提示
、備(bei)忘(wang)作(zuo)用(yong)，沒(mei)有(you)約(yue)束(shu)力(li)。內(nei)容(rong)不(bu)同(tong)。商(shang)務(wu)談(tan)判(pan)紀(ji)要(yao)中(zhong)記(ji)的(de)主(zhu)要(yao)是(shi)雙(shuang)方(fang)的(de)一(yi)致(zhi)性(xing)意(yi)見(jian)

，商(shang)務(wu)談(tan)判(pan)備(bei)忘(wang)錄(lu)記(ji)的(de)不(bu)一(yi)定(ding)是(shi)談(tan)判(pan)達(da)成(cheng)的(de)一(yi)致(zhi)意(yi)見(jian)，是(shi)為(wei)日(ri)後(hou)談(tan)判(pan)、洽談或磋商所提示的問題。