公司各部門各種檔案管理工作辦法（試行）

第一章 總則

第一條 為加強和規範**公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，依據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》
、《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》、《貴州省檔案管理條例》
、《會計檔案案卷與格式》、《**檔案管理工作製度》等有關法律法規
、標準、主管單位的相關規定
，製定本辦法。

第二條 本辦法所指檔案包含：管理性文件檔案、文書檔案、資質維護（使用）檔案、人事檔案、財務及會計檔案、招投標文件、合同文件、工程項目的預算與結算文件、技術資料檔案等。

第二章 檔案工作職責

第三條 公司檔案工作實行統一領導、綜合管理
、分部門負責的原則。總經理對檔案工作負總責,副總經理及總工程師負責指導分管各職能部門檔案歸口管理
、保密安排部署
，批準檔案內部借閱，對需外部借出的檔案進行審核並簽署審核意見；對各職能部門提出的檔案鑒定及銷毀建議進行審核。

第四條 公司各部門檔案工作職責

（一）黨委辦公室：負責黨委管理性文件檔案、文書檔案、工會關聯文件的歸口管理及保密
；黨委辦公室主任對需內部借閱
、外部借出的黨委管理性文件檔案、文書檔案進行審核並簽署審核意見
，提出檔案鑒定及銷毀建議。

（二）綜合辦公室：負責主持培訓公司各部門檔案業務工作；負責行政管理性文件檔案
、文書檔案
、資質維護資料的歸口管理及保密；綜合辦公室主任對需內部借閱
、外部借出的行政管理性文件檔案、文書檔案進行審核並簽署審核意見

，提出檔案鑒定及銷毀建議。

（三）人事科：負責人事檔案及關聯文件的歸口管理及保密；人事科主任對需內部借閱、外部借出的人事檔案進行審核並簽署審核意見
，並報分管領導批準後方可辦理。提出人事檔案鑒定及銷毀建議。

（四）財務科：負責公司財務及會計檔案的歸口管理及保密；財務科主任對需內部借閱、外部借出的財務及會計檔案進行審核並簽署審核意見
，提出賬務檔案鑒定及銷毀建議。

（五）市場發展部：負責公司招投標文件、合同文件、資質證書和人員證書使用文件（電子版）、工程項目的預算與結算文件的歸口管理及保密；市場發展部主任對需內部借閱、外部借出的招投標文件文件、合同文件、資質使用文件（人員資質）


、工程項目的預算與結算文件進行審核並簽署審核意見，提出相關文件鑒定及銷毀建議。

（六）總工辦：負責公司技術資料檔案的歸口管理及保密；總工辦主任對需內部借閱
、外wai部bu借jie出chu的de工gong程cheng項xiang目mu的de技ji術shu成cheng果guo及ji過guo程cheng記ji錄lu檔dang案an進jin行xing審shen核he並bing簽qian署shu審shen核he意yi見jian
，提ti出chu檔dang案an鑒jian定ding及ji銷xiao毀hui建jian議yi。對dui檔dang案an工gong作zuo進jin行xing創chuang新xin，不bu斷duan完wan善shan檔dang案an管guan理li製zhi度du。

（七）各生產部門：負責本部門各類技術資料向所歸口管理職能部門進行彙交歸檔；負責本部門內部各類技術資料（檔案）的管理及保密
；各生產部門主任對需本部門內部借閱的各類技術資料（檔案）進行審核並簽署審核意見
，無權審核及批準向外部借出任何技術資料（檔案）。

（八）各部門負責人對本部門資料管理工作負領導責任，應指定一名專職檔案管理人員，具體負責相關資料的收集歸檔工作。

（九）認真貫徹執行黨和國家以及上級主管部門關於檔案工作的有關法律
、法令
、法規、條例。

（十）檔案管理條理化
、排放規格化、衛生製度化
；定期檢查檔案保管情況，做到無差錯
、無丟失、無黴爛、無蟲蛀、無損壞；保證檔案的齊全和完整。

（十一）嚴格貫徹黨和國家保密製度
，確保單位檔案的完整與安全。

第五條 檔案員職責

（一）貫徹、執行、宣傳國家的有關法律、法規和方針政策，統籌規劃單位檔案工作
，落實執行資料歸檔和檔案鑒定
、整理、保管、統計、利用
、移交等有關規章製度，檔案管理科學
、規範、標準。集中統一管理公司公務活動中形成的各種門類和載體的檔案，為公司各項工作活動服務。

（二）嚴格執行黨和國家的保密規定及檔案管理工作製度。認真履行職責、忠zhong於yu職zhi守shou，具ju備bei檔dang案an專zhuan業ye知zhi識shi和he業ye務wu水shui平ping。對dui集ji中zhong統tong一yi管guan理li的de檔dang案an，不bu得de私si自zi借jie出chu和he帶dai到dao其qi他ta場chang所suo，控kong製zhi閱yue讀du範fan圍wei的de檔dang案an不bu得de向xiang個ge人ren提ti供gong利li用yong。嚴yan守shou工gong作zuo紀ji律lv，對dui借jie出chu的de檔dang案an及ji時shi催cui還hai
，凡fan不bu符fu合he借jie閱yue檔dang案an的de人ren員yuan應ying予yu拒ju絕jue。做zuo到dao檔dang案an材cai料liao不bu丟diu失shi

、不泄密，確保檔案的完整和安全。

（三）接受上級檔案管理部門對我公司檔案工作的監督、指導

，完成上級檔案管理部門安排的各項檔案工作任務。

（四）負責對部門（各生產單位）在各項工作中，文件材料的形成、積累、整理及歸檔等工作進行監督和指導。

（五）保持檔案室內的通風、幹燥，做好檔案防火、防水
、防盜、防蟲、防鼠、防高溫高濕
、防光、防塵、防汙染（微生物）
、防有害氣體等工作。

（六）按規定負責將要彙（移）交的檔案，向相關的上級部門彙（移）交檔案。

第三章 檔案歸檔規定

第六條 文書檔案（資料）由公司黨辦、綜合辦根據《**檔案管理工作製度》、及國家相關規定進行鑒定分類立卷歸檔；人事檔案由人事部按《幹部人事檔案工作條例》及國家相關規定
，由人事科立卷管理；合同管理文件按《合同管理辦法》及相關規定，由市場發展部進行歸檔；技術檔案（資料）由各生產部門進行分類彙總，交總工辦立卷歸檔
；會計檔案按《會計檔案管理辦法》、《會計檔案案卷與格式》的相關規定執行，由財務部進行分類立卷。

第七條 聲相檔案
、實物檔案，由承辦人整理後兩周內移交綜合辦公室歸檔。

第八條 歸檔數量和要求

（一）一般文件一式一份
；重要文件和技術資料一式二份

；電子文件至少一式二套

，一套封存保管、不外借，一套供查閱利用。

（二）檔案移交和接收必須履行移交手續。移交者應將需歸檔文件登記造冊
，一式二份
，接收人應按冊核實內容、數量、質量合格後

，辦理交接簽收
，一式二份
，各存一份。

（三）檔案的接收、移出
、借閱和銷毀，必須嚴格執行審批製度
、保密製度，並認真做好有關記錄。

（四）各種門類載體的檔案，按不同要求進行收集整理、立卷

，保證檔案的齊全完整、係統、準確、科學。

（五）保管期限應劃分準確，便於查找。

（六）電子文件應進行檢驗，無劃痕、清潔、無病毒，檢驗合格率應達100%。

第九條 公司在公務活動中形成應歸為檔案的文件材料（含微縮儲存器、照片、錄音、錄像、光盤等）
，由各部門檔案員負責積累

、係統整理
，組成保管單位（件
、盒），經本部門負責人審查後
，向綜合辦公室移交。

第十條 歸檔的文件資料

，要求內容真實、係統、準確
、完整，能真實反映本部門公務等各項活動及其過程。

第十一條 文件材料的紙型要求：文書檔案統一用紙為A4紙；技術成果檔案文件用紙為A4紙或A3紙。大於標準的資料、圖紙應折疊為A4/ A3紙型規格。`

第十二條 字跡材料一律用黑色碳素字跡墨水書寫或電腦打印，不得用鉛筆、圓珠筆
、彩色筆和複寫紙記錄，字跡必須工整
、清晰。如有不符合書寫要求
、又難以 ……此處隱藏3211個字……蛀、鼠咬、黴爛等。如有破損或變質的檔案
，管理人員要及時修補和提出複製。

第三十五條 技術資料檔案的保密製度

（一）公司保存的技術資料檔案原則上不對外開放，主要供公司內部使用；職工借閱技術資料檔案必須與公司承擔的工程項目任務、工程總結、專業學習、參考等有關。

（二）離退、停薪留職、下崗人員一般不予借閱公司技術資料檔案
，如因反聘或其他特殊情況確需借閱，須經公司總經理批準同意後方可借閱；職工在辦理離退
、調動
、停薪留職、下崗手續前必須還清所有借閱的技術資料檔案。

（三）zhigongbixuyanshoujimi，weihujishuziliaodangandeanquan。jieyuejishuziliaodanganxuyougongsizonggongchengshipizhunhoufangkejieyue。jieyuezhebixutuoshanbaoguanjieyuedejishuziliaodangan，budeyishi。

（四）技術檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應立即上報並采取措施作妥善處理。

（五）不得私自翻拍、翻錄、複印
、摘抄
、在網絡發送借閱的技術資料檔案
，如需翻拍、翻錄、複印、摘抄
、在網絡發送，應辦理相關手續
，經公司總工程師批準方能翻拍、翻錄
、複印、摘抄；非涉密技術資料檔案辦理相關手續並經總工程批準後可在網絡發送；涉密技術資料檔案不得在網絡發送。

（六）未經主管部門批準，禁止將任何技術資料檔案攜帶、傳遞、寄運至境外
；嚴禁攜帶秘密技術資料檔案旅行
、訪友和出入公共場所；不在不利於保密的地方存放秘密技術資料檔案；不與他人談論有關公司秘密技術資料檔案的事宜。

（七）非工作人員未經允許，不得進入技術資料檔案室
，不得隨意翻閱技術資料檔案。

第三十六條 技術資料檔案的借閱

（一）技(ji)術(shu)資(zi)料(liao)檔(dang)案(an)均(jun)在(zai)公(gong)司(si)內(nei)控(kong)製(zhi)使(shi)用(yong)
，技(ji)術(shu)資(zi)料(liao)檔(dang)案(an)臨(lin)時(shi)查(zha)閱(yue)不(bu)得(de)借(jie)出(chu)檔(dang)案(an)室(shi)，僅(jin)供(gong)在(zai)室(shi)內(nei)查(zha)閱(yue)。若(ruo)需(xu)借(jie)出(chu)室(shi)
，應(ying)辦(ban)理(li)借(jie)閱(yue)手(shou)續(xu)
，經(jing)公(gong)司(si)總(zong)工(gong)程(cheng)師(shi)批(pi)準(zhun)方(fang)能(neng)借(jie)出(chu)。為(wei)確(que)保(bao)技(ji)術(shu)資(zi)料(liao)檔(dang)案(an)資(zi)料(liao)的(de)周(zhou)轉(zhuan)、利用，職工每人借閱在手中的檔案資料累計不得超過二份。

（二）jingtongyijiechudejishuziliaodangan

，meicizuichangjieyueshijianweiyigeyue。rugongzuoxuyao，daoqihouxujixushiyongde，yingbanlixujieshouxu。ruyujiaqi，bixujiangsuojiejishuziliaodangantuihui。daoqiweiguihaihuoweibanlixujieshouxuzhe
，youdanganguanliyuanfuzecuishou，bingyaoqiuqixianqiguihai。

（三）借閱者應保持所借技術資料檔案的完整

、安全
、整潔，不得轉借、拆散
、塗改、抽換和丟失。借
、還雙方應共同清點份數、頁數，並檢查完整情況，做到認真負責。如發現問題或有損壞者，及時向主管領導彙報。

（四）遺失或損壞技術資料檔案資料的職工，需寫出書麵報告，經所在部門主任
、檔案歸口管理部門負責人簽署意見後

，報分管領導，根據技術資料檔案資料的重要性和損壞程度、損壞和遺失原因，分別按不同情況給予批評
、賠償、行政處罰
、追究責任。

（五）凡借閱（出）的檔案資料

，應由借閱（出）人和所借部門負責保密，妥善保管，不得轉借他人，不準折卷、塗改、損壞

，違者追究責任。

第三十七條 技術資料檔案和受控技術文件的更改

（一）dangjishuwenjianbianzhibumenxuduijishuziliaodanganshishigenggaihuobuchongshi
，yingyougenggaitongzhidan。duiyonghutigongdewenjianziliaojinxinggenggaishi，haiyingyouyonghutongyigenggaideshumianzhengming，bingcundangbeizha。genggairenyuangenjutongzhidandeneirongduijishuziliaodanganshishigenggai。genggaishitongyizuohaoxiugaibiaoji

，jianchijishuzerenqianzi，biaomingriqi。tongshixiugaiqingdanzhongdegenggaijibie，bingjiangxiugaitongzhibaoliubeizha。

（二）技術資料檔案更改後
，技術資料檔案管理人員應及時將更改通知單發放各相應的文件受控場所，以保證技術文件的使用得到有效控製。

第三十八條技術資料檔案室有關要求

（一）技術資料檔案室條件和防火、防水、防潮、防日光及紫外線照射、防汙染
、防有害生物
、防震、防盜等要求
，應符合JGJ 25的規定。

（二）技術資料檔案室應保持整齊、清潔
，應有嚴格的使用和存放規則。

第八章 實物檔案管理規定

第三十九條 實物檔案是指公司在主要職能活動時，有參考利用價值的實體物品
，如獎狀、獎牌
、錦旗、獎章

、報廢印章等。

第四十條 歸檔範圍：公司從事經營活動的合法證照；上級領導機關授予公司的獎狀、錦旗、獎章、獎杯
、證書、獎牌、光榮冊等；上級領導人到公司視察工作或從事其他活動以及在其他場合形成的題詞等

；公司在對外活動中形成的饋贈品等；公司人員參加重大活動而被授予的榮譽獎章和證書等；公司建設工程的模型

；公司在重要活動中形成的實物及其它有保存價值的實物。

第四十一條 實物檔案歸檔

（一）實物檔案歸檔應遵循收集齊全完整的原則。凡是公司有關工作
、社會活動中獲得的獎狀、證書、錦旗、獎杯、獎牌、題詞、獎章等實物檔案均應收集齊全完整
，整理歸檔；歸檔實物必須整潔，完好無損，並由承辦人員加以必要的文字說明
；標明收到實物的事由，實物發放者

、數量、領取實物的時間、地點、人員。歸檔時由移交人填寫《實物檔案移交清單》，注明實物檔案的名稱（如實填寫）
、頒發單位、獲獎單位、獲獎時間、獲獎種類
、數量和移交日期
，移交人；由移交人將實物及其附屬材料、包裝盒一並移交歸檔。所有實物檔案拍成數碼照片，進行數字化管理。

（二）公司有關人員在獲得實物檔案後一周內辦理檔案移交登記手續。最遲歸檔時間不超過一個月。

（三）實物檔案形成部門兼職檔案人員應對實物檔案進行錄入、編輯
、移交，一月內將實物檔案移交綜合辦公室保管

，並履行移交手續；檔案管理人員應瀏覽未歸檔的各部門錄入的歸檔目錄，監督歸檔整理工作情況。

（四）各實物檔案形成部門兼職檔案人員負責對本部門實物檔案的收集、整理和著錄信息的錄入工作
，並編製《實物檔案移交清冊》，簽qian字zi確que認ren後hou將jiang整zheng理li好hao的de實shi物wu及ji其qi著zhu錄lu信xin息xi一yi起qi移yi交jiao


，檔dang案an人ren員yuan檢jian查zha移yi交jiao的de實shi物wu和he著zhu錄lu信xin息xi，不bu符fu合he要yao求qiu的de退tui回hui移yi交jiao部bu門men重zhong新xin整zheng理li，符fu合he要yao求qiu在zai《實物檔案移交清冊》上簽字接收。檔案工作人員補充著錄信息後整理入庫。

（五）shiwudanganzhengliyuanzeshianzhaoshiwuziranxingchengguilvjiqizhichengcailiaobutongdetedian，baochishiwudangandelishilianxi，bingqubiebutongzhichengcailiaoxingchengdetedianhebutongbaocunjiazhi
，bianyubaoguanheliyong。

（六）實物檔案以“件”為單位，管理層次為一層
；

（七）按問題、年代分類的整理。設獎狀

、獎牌
、錦旗、證書

、獎杯、獎章
、印章、其他等大類(可自行設定、增加、刪減)，　　

（八）排序方式以年度、類別代號、流水號進行排列
；

（九）對於一些禮品、紀念品等整理中要用文字說明，包括贈送（頒發）單位、接受單位、贈送（頒發）時間、原由。

（十）實物檔案目錄：《實物檔案移交清冊》和《實物檔案台賬》《印章記錄冊》。

（十一）實物檔案移交目錄應包含：序號
、檔案名稱、頒發單位、獲獎單位、獲獎時間、物品種類
、移交時間、移交人、接收人
、備注。

第九章  附則

第四十二條 公司各類檔案資料保存期限、銷毀嚴格按國家
、省市、行業主管部門及上級主管單位的有關規定執行。

第四十三條 本辦法未提到的內容按國家
、省
、行業單位、主管部門的相關規定執行。

第四十四條 本辦法由綜合辦公室負責解釋。

第四十五條 本辦法自發布之日起施行。